Elektronische Kommunikation

Einfache Anliegen, Hinweise und Beschwerden sowie Terminanfragen und dergleichen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt, können Sie uns auch weiterhin einfach online per E-Mail schicken. E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für jeden Hacker lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden.

Die zentrale E-Mail-Adresse der Gemeindeverwaltung Stemwede lautet:  info@stemwede.de.

Alle Organisationseinheiten und Mitarbeitende der Gemeinde Stemwede sind über Email direkt erreichbar.

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (z.B. Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß  § 2 Nummer 3 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeinde Stemwede rechtsverbindlich und sicher auf elektronischem Weg (ausschließlich) an die Adresse  vps@stemwede.de gesandt werden.

Die Gemeinde Stemwede bietet Ihnen die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation (E-Mail/Internet) mit der Gemeindeverwaltung. Hierfür benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit der handschriftlichen Unterschrift in den meisten Fällen gleichgestellt ist.
Die rechtsverbindliche Kommunikation über E-Mail ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft und muss verschlüsselt werden.
Für weitere Informationen beachten Sie bitte unsere elektronischen Kommunikationsregeln.
Wenn Sie mit uns rechtsverbindlich auf elektronischem Wege kommunizieren möchten, nutzen Sie bitte diese E-Mail-Adresse:  poststelle@vps.stemwede.de

Verschlüsselung
An die E-Mail-Adresse poststelle@vps.stemwede.de können Sie verschlüsselte E-Mails senden. Verschlüsselt bedeutet, dass nur der Empfänger den Inhalt der E-Mail lesen kann. Für jeden anderen, der Zugriff auf die E-Mail hat (z.B. Mitarbeitende beim E-Mail-Provider), ist der Inhalt unleserlich – eben verschlüsselt.

Schritt 1
Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Programm über die Möglichkeit verfügt Zertifikate zu verwalten bzw. installieren Sie ein geeignetes E-Mail-Programm

Verschlüsselung (auf der Senderseite) und Entschlüsselung (auf der Empfängerseite) benötigen immer zwei Schlüssel – einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel.

Schritt 2
Laden Sie sich hier den öffentlichen Schlüssel der Gemeinde Stemwede herunter und installieren ihn in Ihrem E-Mail-Programm.

Der Download des öffentlichen Schlüssels erfolgt in einem „Zip-komprimierten Ordner“.

Schritt 3
Senden Sie Ihre E-Mail verschlüsselt an poststelle@vps.stemwede.de.

Die Gemeinde Stemwede hat ein besonderes Behördenpostfach (beBPo) eingerichtet. Das besondere Behördenpostfach beruht auf der bundeseinheitlichen Infrastruktur für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Innerhalb dieser Infrastruktur können verschiedene Nutzer*innen wie Anwälte, Notare, Bürger*innen und Organisationen ein authentifiziertes Postfach erstellen und so an der elektronischen Kommunikation teilnehmen. Durch Nutzung des OSCI-Standards gewährleistet die EGVP-Kommunikationsinfrastruktur einen sicheren und vertraulichen Nachrichtenaustausch. Weitere Informationen dazu finden Sie unter www.egvp.justiz.de.

Für die Übermittlung eines Dokuments an das besondere Behördenpostfach benötigen Sie ein Postfach innerhalb der EGVP-Infrastruktur. Eine Kommunikation zwischen regulären Email-Adressen und dem besonderen elektronischen Behördenpostfach der Gemeinde Stemwede ist nicht möglich.

Zur rechtsverbindlichen Übersendung von Dokumenten mit Schriftformerfordernis (z.B. Widersprüchen) an das beBPo der Gemeinde Stemwede, ist das Dokument zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person zu versehen.  

Sie können das beBPo allerdings auch ohne qualifizierte elektronische Signatur - für die formfreie Kommunikation - nutzen und so von dem sicheren und vertraulichen Übermittlungsweg profitieren.  

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

• Portable Document Format (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Textdateien im Format ASC II (.txt)
• Microsoft Word (.docx)
• Microsoft Excel (.xlsx)
• Microsoft Powerpoint (.ppt, .pps)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Die maximale Dateigröße für Anhänge (Medien) beträgt 20 MB.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können nicht verarbeitet werden. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen – beispielsweise Makros – enthalten. 

Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.

E-Mails mit solch ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat), werden bei der Gemeinde Stemwede ungelesen gelöscht.